Laut RKS-V müssen Sie als Unternehmer am Jahresende den sogenannten „Jahresbeleg“ erstellen und mit der BMF-Belegcheck-App bis spätestens 15.Februar des Folgejahres prüfen.
Leider hat sich hier der Gesetzgeber etwas unglücklich ausgedrückt, denn der Jahresbeleg ist eigentlich ein Monatsbeleg.
Und zwar der Nullbeleg des letzten MONATS(!!!)-Abschlusses des Geschäftsjahres.

Sprich: sobald Sie einen Monatsabschluss erstellen, wird in der Web-Kasse automatisch dazu ein Nullbeleg (zMonthly) erstellt.
Dieser beinhaltet den QR-Code, der dann über die BMF-App zu prüfen ist.

Anleitung – Schritt für Schritt

• Klicken Sie am Jahresende(!!!) in der Web-Kasse auf „Berichte“. Als „Jahresende“ ist der Zeitraum zu verstehen, NACHDEM der letzte Umsatz im Jahr für den Bericht und BEVOR der erste Umsatz im Folgejahr gemacht wird.
• Dann auf „Monatsabschluss“
• Scrollen Sie hinunter und klicken Sie „Abschliessen und Drucken“
• Gehen Sie anschließend oben auf „Rechnungen“
• Sie sehen nun eine Rechnung, die als Text „zMonthly“ stehen hat
• Klicken Sie auf diese Rechnung, um in die Detailansicht zu kommen
• Fehlt Ihnen die BMF-App auf Ihrem Smartphone, laden Sie diese bitte herunter (Apple bzw. iOS Geräte: http://apple.co/2Dy9cUG – Android Geräte: http://bit.ly/2C9VSJT)
• Sie benötigen außerdem den 12-stelligen Auth-Code aus Ihrem FInanzOnline-Account. Anleitung zur Einrichtung dieses Codes: https://www.web-kasse.at/anleitungen/startbelegpruefung-authentifizierungscode/
• Starten Sie die BMF-Belegcheck-App
• Scannen Sie den QR-Code aus der o.g. Rechnung
• Geben Sie den Auth-Code in die App ein
• Warten Sie das Prüfergebnis ab
• ACHTUNG: die BMF-App hat einen Fehler / Bug! Wenn man 2 oder mehrere Belege hintereinander prüft, wird ab dem 2. Beleg ein Fehler ausgeworfen. Sie müssen dann die App komplett beenden (nicht nur minimieren) und bei jeder Belegprüfung neu starten.

Beleg-Scan-Service

Wir bieten im Rahmen unseres Services an, den kompletten Vorgang der Prüfung für Sie für eine Einmalgebühr zu übernehmen.
Kontaktieren Sie uns dazu einfach unter einfach@web-kasse.at oder über das folgende Formular:

Solange eine Rechnung nicht fixiert bzw. ausgedruckt ist, können Sie sämtliche Teile der Rechnung bearbeiten. Sie können eine hinzugefügte Position bearbeiten (z.B. Menge, Text, Preis verändern) oder die Position komplett löschen.

Gehen Sie dafür folgendermaßen vor:

• Klicken Sie auf die Position, die Sie bearbeiten möchten

• Es öffnet sich die Detailansicht. Hier können Sie alle angeführten Felder ändern bzw. bearbeiten. Die Feldnamen sollten selbsterklärend sein.

• Klicken Sie auf „Speichern“, wenn Sie mit dem Bearbeiten fertig sind.

Löschen einer Position

• Zum Löschen der gesamten Position klicken Sie links unten auf „Löschen“

Wir empfehlen zur Arbeit mit der Web-Kasse den Firefox Browser zu verwenden. Sie können diesen hier herunterladen: https://www.mozilla.org/de/firefox/new/

Wenn Sie Firefox heruntergeladen und installiert haben, müssen Sie ihn noch konfigurieren, sodass die Ausdrucke ohne Kopf- und Fusszeilen ausgedruckt werden bzw. damit der Druckdialog unterdrückt wird (direktes Drucken).

Wenn Sie auf einem Bondrucker drucken und dieser druckt viel zu lange Bons, sollten Sie die Schritte unten ebenfalls genau befolgen!

Gehen Sie dazu bitte EXAKT wie folgt vor:

• Starten Sie Firefox
• Rufen Sie die Web-Kasse auf: https://login.web-kasse.at
• Loggen Sie sich mit Ihren Benutzerdaten ein
• Rufen Sie die Berichte in der Web-Kasse auf

• Klicken Sie auf die Firefox Einstellungen rechts oben

• Klicken Sie auf „Drucken“

• Klicken Sie auf „Seite einrichten“

• Klicken Sie auf „Ränder & Kopf-/Fusszeilen“ und setzen Sie alle Ränder auf „0“ (ACHTUNG!!! Tun Sie das nur, wenn Sie auf einem Bondrucker drucken, ansonsten lassen Sie die Ränder unverändert, wenn Sie z.B. auf A4 drucken)
• Setzen Sie alle Kopf-/Fusszeilen auf „-leer“

• Klicken Sie „OK“
• Klicken Sie links oben auf „Drucken“, wählen Sie den Drucker aus, mit dem Sie den Beleg drucken wollen und drucken Sie einen Beleg aus

Diese Einstellungen werden nun immer für künftige Drucke verwendet!

Im Moment ist es an und für sich NICHT erforderlich, einen Startbeleg Authentifizierungscode in die Web-Kasse einzutragen, da wir uns dafür entschieden haben, alle Prozesse mit dem Finanzamt zu automatisieren.

Sie müssen dazu nur einen Webservice Benutzer bei FinanzOnline anlegen.

Der Vollständigkeit halber haben wir allerdings hier doch eine Anleitung.

1. Anforderung des Startbeleg-Authentifizierungs Codes

Die folgende Information ist aus dem BMF Handbuch Registrierkassen (Seite 32) entnommen.

Wenn die Web-Kasse für den Manipulationsschutz aktiviert wird, muss der dabei erzeugte Startbeleg durch das Finanzamt geprüft werden. Dies geschieht entweder durch Sie selbst (mittels App, die man herunterladen kann) oder die Web-Kasse erledigt das im Hintergrund.

Dazu müssen Sie allerdings einen sogenannten Authentifizierungs-Code bei FinanzOnline anfordern.
Und das geht so:

• Loggen Sie sich in FinanzOnline ein und gehen Sie auf „Eingaben“ -> „Registrierkasse“
• Klicken Sie anschließend auf „Verwaltung für Authentifizierungscodes für App zur Prüfung der Kassenbelege

• Nun können Sie eine Bemerkung eintragen (z.B. „Web-Kasse“), um sich zu erinnern, wofür der Code generiert wurde
• Klicken Sie auf „Anfordern“

• Es erscheint nun der Authentifizierungs-Code, der aus 4×3 Ziffer-/Zahlenblöcken besteht.

Wichtig!

Bitte notieren Sie den 12-stelligen Authentifizierungs-Code (Beispiel: „7gt 839 hz2 930“).
Sie müssen diesen später in der Web-Kasse eintragen (nur, wenn wir die automatische Startbelegs-Überprüfung machen sollen)

2. Eintragen in der Web-Kasse

In der Web-Kasse gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie rechts oben in die „Verwaltung“
• Klicken Sie auf „FinanzOnline Daten“
• Geben Sie die oben generierten Daten hier ein
• Klicken Sie auf „Speichern“

• Klicken Sie auf „Verwaltung“ -> „Produkte verwalten“
• Sie sehen nun auf der linken Seite alle angelegten Produkte, die Sie filtern und durchsuchen können
• Wenn Sie z.B. nach Warengruppe filtern, wird die aktuelle Warengruppe automatisch bei einem neuen Produkt vorausgewählt
• Auf der rechten Seite sehen Sie das Produkt-Detail Fenster

Produkt bearbeiten

Um ein bestehendes Produkt zu verwalten klicken Sie links auf das gewünschte Produkt

Nun können Sie die Felder rechts in der Detailansicht bearbeiten. Informationen zu den einzelnen Feldern finden Sie auf dieser Seite weiter unten.

Produkt anlegen

Sobald Sie in die Produktverwaltung gehen, können Sie rechts gleich in der Detailansicht die Daten für ein neues Produkt anlegen.

Oder Sie klicken links auf das Produkt „+ Produkt hinzufügen“.

Danach geben Sie die Daten in die Felder ein. Welche Möglichkeiten Sie dabei haben, sehen Sie weiter unten.

Produkt – Felder

Hier finden Sie Beschreibungen zu den einzelnen Feldern, die Sie beim Produkt ausfüllen können:

• Name – der Name des Produktes so wie er auf Rechnungen aufscheint
• Preis (normal) – hier geben Sie den Preis in Euro OHNE Euro Zeichen ein. Also z.B. „4,5“ für 4,50 Euro.
• Variabler Preis – Wenn Sie den Preis leer lassen, oder „0“ eingeben, erscheint in der Kassenansicht wenn Sie das Produkt zur Rechnung hinzufügen ein Preiseingabe-Fenster, in das Sie den Preis dann variabel eingeben können
• Preis (Ortstaxe Wien) – Wenn  Sie im Feld „MwSt.“ -> „Ortstaxe Wien“ auswählen, splittet sich der Preis auf. Sie können nun für die verschiedenen Steuerklassen jeweilige Preise eingeben. Nähere Infos hierzu auch unter https://www.web-kasse.at/anleitungen/ortstaxe-wien-produkt-anlegen/
• Preis „0-Euro Produkt“ – wenn Sie hier einen Haken setzen, kommt keine Preiseingabe beim Hinzufügen des Produktes zu einer Rechnung in der Kasseansicht. Dies kann z.B. verwendet werden, um Gratis-Eintritte oder Gratis-Warenausgaben zu protokollieren.
• MwSt. – Hier wählen Sie einerseits die Standard-Steuersätze aus. Andererseits haben Sie hier auch verschiedenste Spezialfunktionen:
  • Ortstaxe Wien – der Preis splittet sich auf und im Produkt wird beim Hinzufügen zu einer Rechnung automatisch die Ortstaxe für Wien berechnet
  • Verweis auf Rechnung – hiermit erstellen Sie ein Produkt, mit dem Sie Rechnungsverweise auf in einem externen System erstellte Rechnungen machen. Wichtig bei Rechnungsverweisen ist, dass keine MwSt. angeführt ist. Außerdem muss die Rechnungsnummer der Original-Rechnung angeführt sein, auf die sich der Verweis bezieht.
• Warengruppe – Wählen Sie hier die Warengruppe, der das Produkt zugeordnet ist. Warengruppen dienen dazu, in der Übersicht die Übersicht zu behalten und andererseits werden bei den Abschlüssen und Berichten Umsätze getrennt nach Warengruppen ausgeworfen. Legen Sie sich auch unbedingt eine Warengruppe für Gutscheine, Rechnungsverweise etc. an, um diese Spezialprodukte gesondert zuordnen zu können.
• Menge pro Einheit – geben Sie hier an, welche Menge des Produktes beim Hinzufügen zu einer Rechnung hinzugefügt wird. Steht hier z.B. „5“, werden beim Hinzufügen zu einer Rechnung automatisch 5 Stk. hinzugefügt.
• Einheit – geben Sie hier die Einheit an. Diese scheint dann auf der Rechnung auf
• Produkt-Button-Farbe – Legen Sie hier die Farbe fest, die dieses Produkt in der Übersicht hat.

Produkt – Felder „Weitere Details“

• Artikelnummer – geben Sie hier eine Artikelnummer ein – für künftige Funktionen (Auswertung, Barcodescanner etc.) gedacht
• Verfügbar (Stand) – geben Sie hier einen Produktstand ein. Dieser wird für künftige Statistiken, Warenwirtschaft und Lagerstände verwendet. Beim Verkauf oder Gutschrift eines Produktes, wird der Stand automatisch angepasst.
• Farbe – hier können Sie eine Farbe eingeben. Nach dieser kann gesucht werden. In künftigen Versionen kann danach gefiltert werden und es erfolgt eine automatische Produktgruppierung in der Kasse, wenn Produkte identische Produktnamen haben.
• Größe – hier können Sie eine Größe eingeben. Nach dieser kann gesucht werden. In künftigen Versionen kann danach gefiltert werden und es erfolgt eine automatische Produktgruppierung in der Kasse, wenn Produkte identische Produktnamen haben.
• Tags (durchsuchbar) – Geben Sie hier durch Komma (Beistrich) getrennte Begriffe ein. Wenn Sie dann in der Produktsuche suchen, können Sie durch diese Tags Produkte finden.

Zur Registrierung Ihrer Web-Kasse beim Finanzamt, müssen Sie 4 Schritte durchführen:

1. Einen Webservice-Benutzer bei FinanzOnline anlegen.
2. Prüfen Sie, ob in der Web-Kasse Ihre UID- bzw. Steuer-Nummer eingetragen ist und tragen Sie diese ggf. ein
3. Tragen Sie die FinanzOnline-Daten in der Web-Kasse ein.
4. Aktivieren Sie die Registrierung der Web-Kasse bei FinanzOnline

1. Anlegen eines Webservice-Benutzers bei FinanzOnline

Die folgende Information ist aus dem BMF Handbuch Registrierkassen (Seiten 54 – 55) entnommen.

Für die Übermittlung mittels Webservice ist das Anlegen eines eigenen Benutzers für das Registrierkassen-Webservice erforderlich.

Zusätzlich zur Benutzerverwaltung kann dieser Vorgang auch über die Funktionsauswahl „Registrierkassen“ im Punkt „Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice„ durchgeführt werden.

Durch Klick auf „Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice“ in der Funktionsauswahl erfolgt der Wechsel in die Seite zur Eingabe der Benutzerdaten.

2. UID-Nummer / Steuernummer in Web-Kasse eingeben

Wenn Sie USt.-befreit sind, müssen Sie Ihre Steuernummer, ansonsten Ihre UID-Nummer in die Web-Kasse eingeben.

Bitte prüfen bzw. ergänzen Sie das wie folgt:

• Loggen Sie sich in die Web-Kasse ein unter Web-Kasse Login
• Gehen Sie in der Web-Kasse auf „Verwaltung“ -> „Firmendaten“
• Scrollen Sie hinunter, bis das Feld „UID“ und „Steuernummer“ sichtbar wird
• Tragen Sie hier Ihre Daten ein
  ACHTUNG!!! Bitte geben Sie die Steuernummer unbedingt so ein, wie Sie auf der Steuererklärung steht (z.B. 62 782/2627).
  Die Steuernummer muss auch die Finanzamtsnummer enthalten (erste 2 Stellen) und ist insgesamt 10-stellig
  Die UID geben Sie unbedingt inkl. „ATU“ ein (z.B.: ATU63354417). Die UID ist 11-stellig.
  
• Klicken Sie unten auf „Speichern“
• Klicken Sie nun oben im Menü auf „Kasse“. Es sollte nun der Registrierungsprozess automatisch durchlaufen.

3. FinanzOnline-Daten in der Web-Kasse eintragen

In der Web-Kasse gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie rechts oben in die „Verwaltung“
• Klicken Sie auf „FinanzOnline Daten“
• Geben Sie die oben generierten Daten hier ein. ACHTUNG!!! Sie dürfen hier NICHT die Daten eintragen, mit denen Sie sich bei FinanzOnline selbst anmelden, sondern müssen die Daten vom Webservice Benutzer eintragen. Die Teilnehmer-ID ist für alle benutzer gleich, nur benutzer und Pin variieren.
• Klicken Sie dann unten auf „Speichern“

Sie müssen sich ab dann um NICHTS mehr kümmern, soferne der Webservice Zugang ordnungsgemäß angelegt und die Daten korrekt eingetragen wurden.

Sobald Sie nun oben auf „Kasse“ klicken, wird der Registrierungsprozess für die aktuelle Kasse durchlaufen…

4. Finanz-Online Anmeldung in der Kasse aktivieren

In der Web-Kasse gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie rechts oben in die „Verwaltung“
• Klicken Sie auf „Kassen verwalten“
• Klicken Sie bei der entsprechenden Kasse auf „bearbeiten“
• Scrollen Sie nun hinunter  bis zu dem Punkt „FinanzOnline Registrierung deaktivieren“
• Hier darf KEIN Haken gesetzt sein, wenn Sie die Kasse bei FinanzOnline anmelden möchten
• Klicken Sie dann unten auf „Speichern“

Sobald Sie nun oben auf „Kasse“ klicken, wird der Registrierungsprozess für die aktuelle Kasse durchlaufen…

Evtl. läuft dieser beim ersten Mal nicht ganz durch, dann bitte einfach nochmals auf „Kasse“ im Menü oben klicken.

Dann sollte der Erfolgsbildschirm erscheinen, der Ihnen sagt, dass Ihre Kasse erfolgreich angemeldet ist.