Laut RKS-V müssen Sie als Unternehmer am Jahresende den sogenannten „Jahresbeleg“ erstellen und mit der BMF-Belegcheck-App bis spätestens 15.Februar des Folgejahres prüfen.
Leider hat sich hier der Gesetzgeber etwas unglücklich ausgedrückt, denn der Jahresbeleg ist eigentlich ein Monatsbeleg.
Und zwar der Nullbeleg des letzten MONATS(!!!)-Abschlusses des Geschäftsjahres.

Sprich: sobald Sie einen Monatsabschluss erstellen, wird in der Web-Kasse automatisch dazu ein Nullbeleg (zMonthly) erstellt.
Dieser beinhaltet den QR-Code, der dann über die BMF-App zu prüfen ist.

Anleitung – Schritt für Schritt

• Klicken Sie am Jahresende(!!!) in der Web-Kasse auf „Berichte“. Als „Jahresende“ ist der Zeitraum zu verstehen, NACHDEM der letzte Umsatz im Jahr für den Bericht und BEVOR der erste Umsatz im Folgejahr gemacht wird.
• Dann auf „Monatsabschluss“
• Scrollen Sie hinunter und klicken Sie „Abschliessen und Drucken“
• Gehen Sie anschließend oben auf „Rechnungen“
• Sie sehen nun eine Rechnung, die als Text „zMonthly“ stehen hat
• Klicken Sie auf diese Rechnung, um in die Detailansicht zu kommen
• Fehlt Ihnen die BMF-App auf Ihrem Smartphone, laden Sie diese bitte herunter (Apple bzw. iOS Geräte: http://apple.co/2Dy9cUG – Android Geräte: http://bit.ly/2C9VSJT)
• Sie benötigen außerdem den 12-stelligen Auth-Code aus Ihrem FInanzOnline-Account. Anleitung zur Einrichtung dieses Codes: https://www.web-kasse.at/anleitungen/startbelegpruefung-authentifizierungscode/
• Starten Sie die BMF-Belegcheck-App
• Scannen Sie den QR-Code aus der o.g. Rechnung
• Geben Sie den Auth-Code in die App ein
• Warten Sie das Prüfergebnis ab
• ACHTUNG: die BMF-App hat einen Fehler / Bug! Wenn man 2 oder mehrere Belege hintereinander prüft, wird ab dem 2. Beleg ein Fehler ausgeworfen. Sie müssen dann die App komplett beenden (nicht nur minimieren) und bei jeder Belegprüfung neu starten.

Beleg-Scan-Service

Wir bieten im Rahmen unseres Services an, den kompletten Vorgang der Prüfung für Sie für eine Einmalgebühr zu übernehmen.
Kontaktieren Sie uns dazu einfach unter einfach@web-kasse.at oder über das folgende Formular:

Im Moment ist es an und für sich NICHT erforderlich, einen Startbeleg Authentifizierungscode in die Web-Kasse einzutragen, da wir uns dafür entschieden haben, alle Prozesse mit dem Finanzamt zu automatisieren.

Sie müssen dazu nur einen Webservice Benutzer bei FinanzOnline anlegen.

Der Vollständigkeit halber haben wir allerdings hier doch eine Anleitung.

1. Anforderung des Startbeleg-Authentifizierungs Codes

Die folgende Information ist aus dem BMF Handbuch Registrierkassen (Seite 32) entnommen.

Wenn die Web-Kasse für den Manipulationsschutz aktiviert wird, muss der dabei erzeugte Startbeleg durch das Finanzamt geprüft werden. Dies geschieht entweder durch Sie selbst (mittels App, die man herunterladen kann) oder die Web-Kasse erledigt das im Hintergrund.

Dazu müssen Sie allerdings einen sogenannten Authentifizierungs-Code bei FinanzOnline anfordern.
Und das geht so:

• Loggen Sie sich in FinanzOnline ein und gehen Sie auf „Eingaben“ -> „Registrierkasse“
• Klicken Sie anschließend auf „Verwaltung für Authentifizierungscodes für App zur Prüfung der Kassenbelege

• Nun können Sie eine Bemerkung eintragen (z.B. „Web-Kasse“), um sich zu erinnern, wofür der Code generiert wurde
• Klicken Sie auf „Anfordern“

• Es erscheint nun der Authentifizierungs-Code, der aus 4×3 Ziffer-/Zahlenblöcken besteht.

Wichtig!

Bitte notieren Sie den 12-stelligen Authentifizierungs-Code (Beispiel: „7gt 839 hz2 930“).
Sie müssen diesen später in der Web-Kasse eintragen (nur, wenn wir die automatische Startbelegs-Überprüfung machen sollen)

2. Eintragen in der Web-Kasse

In der Web-Kasse gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie rechts oben in die „Verwaltung“
• Klicken Sie auf „FinanzOnline Daten“
• Geben Sie die oben generierten Daten hier ein
• Klicken Sie auf „Speichern“

Zur Registrierung Ihrer Web-Kasse beim Finanzamt, müssen Sie 4 Schritte durchführen:

1. Einen Webservice-Benutzer bei FinanzOnline anlegen.
2. Prüfen Sie, ob in der Web-Kasse Ihre UID- bzw. Steuer-Nummer eingetragen ist und tragen Sie diese ggf. ein
3. Tragen Sie die FinanzOnline-Daten in der Web-Kasse ein.
4. Aktivieren Sie die Registrierung der Web-Kasse bei FinanzOnline

1. Anlegen eines Webservice-Benutzers bei FinanzOnline

Die folgende Information ist aus dem BMF Handbuch Registrierkassen (Seiten 54 – 55) entnommen.

Für die Übermittlung mittels Webservice ist das Anlegen eines eigenen Benutzers für das Registrierkassen-Webservice erforderlich.

Zusätzlich zur Benutzerverwaltung kann dieser Vorgang auch über die Funktionsauswahl „Registrierkassen“ im Punkt „Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice„ durchgeführt werden.

Durch Klick auf „Anlegen eines Benutzers für Registrierkassen-Webservice“ in der Funktionsauswahl erfolgt der Wechsel in die Seite zur Eingabe der Benutzerdaten.

2. UID-Nummer / Steuernummer in Web-Kasse eingeben

Wenn Sie USt.-befreit sind, müssen Sie Ihre Steuernummer, ansonsten Ihre UID-Nummer in die Web-Kasse eingeben.

Bitte prüfen bzw. ergänzen Sie das wie folgt:

• Loggen Sie sich in die Web-Kasse ein unter Web-Kasse Login
• Gehen Sie in der Web-Kasse auf „Verwaltung“ -> „Firmendaten“
• Scrollen Sie hinunter, bis das Feld „UID“ und „Steuernummer“ sichtbar wird
• Tragen Sie hier Ihre Daten ein
  ACHTUNG!!! Bitte geben Sie die Steuernummer unbedingt so ein, wie Sie auf der Steuererklärung steht (z.B. 62 782/2627).
  Die Steuernummer muss auch die Finanzamtsnummer enthalten (erste 2 Stellen) und ist insgesamt 10-stellig
  Die UID geben Sie unbedingt inkl. „ATU“ ein (z.B.: ATU63354417). Die UID ist 11-stellig.
  
• Klicken Sie unten auf „Speichern“
• Klicken Sie nun oben im Menü auf „Kasse“. Es sollte nun der Registrierungsprozess automatisch durchlaufen.

3. FinanzOnline-Daten in der Web-Kasse eintragen

In der Web-Kasse gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie rechts oben in die „Verwaltung“
• Klicken Sie auf „FinanzOnline Daten“
• Geben Sie die oben generierten Daten hier ein. ACHTUNG!!! Sie dürfen hier NICHT die Daten eintragen, mit denen Sie sich bei FinanzOnline selbst anmelden, sondern müssen die Daten vom Webservice Benutzer eintragen. Die Teilnehmer-ID ist für alle benutzer gleich, nur benutzer und Pin variieren.
• Klicken Sie dann unten auf „Speichern“

Sie müssen sich ab dann um NICHTS mehr kümmern, soferne der Webservice Zugang ordnungsgemäß angelegt und die Daten korrekt eingetragen wurden.

Sobald Sie nun oben auf „Kasse“ klicken, wird der Registrierungsprozess für die aktuelle Kasse durchlaufen…

4. Finanz-Online Anmeldung in der Kasse aktivieren

In der Web-Kasse gehen Sie wie folgt vor:

• Gehen Sie rechts oben in die „Verwaltung“
• Klicken Sie auf „Kassen verwalten“
• Klicken Sie bei der entsprechenden Kasse auf „bearbeiten“
• Scrollen Sie nun hinunter  bis zu dem Punkt „FinanzOnline Registrierung deaktivieren“
• Hier darf KEIN Haken gesetzt sein, wenn Sie die Kasse bei FinanzOnline anmelden möchten
• Klicken Sie dann unten auf „Speichern“

Sobald Sie nun oben auf „Kasse“ klicken, wird der Registrierungsprozess für die aktuelle Kasse durchlaufen…

Evtl. läuft dieser beim ersten Mal nicht ganz durch, dann bitte einfach nochmals auf „Kasse“ im Menü oben klicken.

Dann sollte der Erfolgsbildschirm erscheinen, der Ihnen sagt, dass Ihre Kasse erfolgreich angemeldet ist.